GESTION DU TEMPS

COMMENT BIEN GÉRER SON TEMPS ?

1.       D’abord, prévoyez large

Coup de fil impromptu, réunion de dernière minute, retard sur un projet : malgré une organisation béton, on se retrouve vite pris au dépourvu. Comptez 20 à 30% du temps prévu afin de garder une marge « de confort » qui s’avère souvent nécessaire.

2.       Rangez votre bureau

Organisez votre bureau avec des corbeilles de classement thématiques par exemple.Pour vous concentrer sur votre tâche, ne conservez sur votre bureau que les éléments vraiment utiles. Rangez les autres en fonction de leur fréquence d’utilisation : les plus souvent utilisés doivent être à portée de main. Et gardez en tête que vos collègues doivent s’y retrouver aussi.

3.       Apprenez à gérer votre messagerie

Surtout ne pas répondre aux e-mails au fur et à mesure de leur arrivée, mais n’ouvrir votre messagerie qu’à certains moments
Trier les messages par couleur
Répondre en priorité à ceux qui vous sont adressés personnellement, puis à ceux qui sont adressés à plusieurs personnes et ne consulter les autres que s’il vous reste du temps.

4.       Chassez les « voleurs de temps »

Les collaborateurs qui arrivent avec un nouveau problème et donc des tâches supplémentaires. Pour éviter cet écueil, prévoir des horaires précis pour vous joindre (sauf urgence, bien sûr !)

Le téléphone, de la même façon prévoir des horaires précis.

5.       Fuyez l’urgence

Avoir constamment le « nez dans le guidon » ou rester à son bureau jusqu’à 22 h le soir pour boucler un dossier en retard est considéré dans les pays anglo-saxons et germaniques au mieux comme une mauvaise organisation, au pire comme de l’incompétence.

6.       Prenez du recul

Réagir au quart de tour engendre bien souvent une escalade peu constructive. Il faut s’accorder le temps de la réflexion. Dans certains cas, laisser filer du temps peut s’avérer positif, comme par exemple en cas de conflit ou de problème avec un collaborateur..

7.       Sachez ce que l’on attend de vous

Demandez-vous : « Quel est le but de cette activité et/ou de ce projet ? Comment peut-on mesurer sa réussite ? Quel est l’échéancier ? Quelles sont les ressources disponibles ? Qui d’autre participe à ce projet et quelle est son implication en ce qui concerne les tâches ? »

8.       Oubliez la perfection

Efforcez-vous de garder un sens des proportions. S’il est bon de viser haut, le perfectionnisme peut aussi mener à l’échec. Il n’est pas rare que des personnes soumettent leur projet en retard ou qu’elles ne le terminent jamais parce qu’elles voulaient qu’il soit parfait. En fait, rien n’est parfait dans la vie alors, pourquoi voudriez-vous que tout ce que vous faites le soit ?

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