TUTO#4 Créer une liste déroulante sur EXCEL

L’utilisation d’une liste déroulante dans Excel permet d’une part de faciliter la saisie en proposant une liste de choix prédéfinie, mais également d’éviter les erreurs de frappe et ainsi d’assurer plus de cohérence dans un tableau.

Très utile lorsque les données servent à alimenter des graphiques.

WORD : Insertion automatique / Quickpart


Lorsqu’on utilise fréquemment le même texte, le même tableau, les mêmes formules de politesse…, on a intérêt à les enregistrer sous forme d’insertion automatique, afin d’éviter de les ressaisir à chaque utilisation.

Exemple : Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire et vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Saisissez une 1ère fois ce texte, sélectionnez-le, puis activez le menu Insertion, la commande QuickPart et Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.

Définissez un nom pour ce bloc de texte : par exemple, nous allons l’appeler « poli », comme politesse.

Comment l’utiliser ? Prenez une nouvelle page blanche. Activez le menu Insertion, la commande QuickPart et cliquez sur poli. Le texte s’affiche aussitôt.

Autre façon d’insérer ce QuickPart :  Vous écrivez sur la feuille de saisie le nom du QuickPart, par exemple « poli » et vous activez la touche de fonction F3. Le texte s’affiche.

EXCEL : Protection de feuille et verrouillage de cellule

 Lorsque vous protégez une feuille de calcul, toutes les cellules sont verrouillées et ne peuvent être modifiées.

Comment ne bloquer que certaines cellules :

 Allez sur la feuille de calcul que vous désirez protéger

  1.  Sélectionnez les cellules que vous souhaitez pouvoir modifier puis ACCUEILPoliceFormat de cellule et PROTECTION. Décochez la case « Verrouillé »
  2.  Dans le menu RÉVISION, cliquez sur PROTÉGER LA FEUILLE.

Pour empêcher d’autres utilisateurs de supprimer la protection d’une feuille de calcul, tapez un mot de passe, cliquez sur OK, puis retapez le mot de passe dans la boîte de dialogue. Confirmez le mot de passe.

Les mots de passe respectent la casse. Vous devez donc taper le mot de passe exactement tel qu’il sera entré par les utilisateurs, en respectant une éventuelle distinction entre les majuscules et les minuscules.

WORD : Les styles

Lorsqu’on travaille sur des documents longs il est important de garder une certaine unité visuelle pour ne pas lasser le lecteur. Il faut donc faire attention à la mise en forme. Pour gagner du temps nous pouvons travailler avec des styles.

Un style correspond à une mise en forme enregistrée, que l’on peut utiliser à volonté. Tous les textes mis en forme à partir d’un même style auront le même aspect.

Les styles de caractères comprennent toutes les options de mise en forme sur les lettres ou polices (Par exemple, gras, italique…)

Les styles de paragraphe concernent l’alignement, les retraits, les bordures, la numérotation….

WORD possède des styles prédéfinis, accessibles par le menu ACCUEIL.

Pour appliquer un style prédéfini, il faut sélectionner le texte et cliquer sur le style souhaité.

Il est tout à fait possible de partir d’un style existant et de le modifier, ou de partir d’une mise en forme personnelle pour qu’elle corresponde par la suite à un style prédéfini.

Par exemple, imaginons qu’on utilise souvent des titres en Police Comic Sans MS, taille 16, gras et Bleu, on va faire en sorte que cette mise en forme devienne le style Titre 1.

Pour cela, d’abord appliquer la mise en forme voulue sur notre texte, sélectionner ce texte, ensuite, cliquer avec le bouton droit sur Titre 1 et activer la commande Mettre à jour Titre 1 pour correspondre à la sélection.

EXCEL : Fonctions « SI » imbriquées

FONCTIONS SI IMBRIQUÉES =FORMULES COMBINANT PLUSIEURS CONDITIONS, SI…ALORS, SI…ALORS…..

Exemple :

 Nous voulons afficher le taux de la prime accordée aux représentants selon les critères suivants :

 ·         si le total trimestre est > 30 000, alors 2%

 ·         si le total trimestre est > 40 000, alors 3%

 ·         si le total trimestre est > 50 000, alors 4%

 ·         sinon, cellule vide

 ASTUCE ! Il faut partir à l’envers, c’est-à-dire, commencer par la valeur supérieure.

Nous allons donc indiquer si la prime est > à  50000, alors…, si la prime est > à 40000, alors…, si la prime est > à 30000, alors…, sinon…

Pour cela traçons un trait et positionnons les différents montants :

E27 représente la cellule où figure le total trimestre, on va écrire la formule comme suit :

OUTLOOK : Les actions rapides

Outlook Office propose les Actions rapides suivantes :

Déplacer vers : 

Déplace le message sélectionné vers un dossier de messagerie que vous spécifiez et marque le message comme lu.

Au responsable

Transfère le message à votre responsable. Si votre organisation utilise Microsoft Exchange Server, le nom de votre responsable est détecté dans la liste d’adresses globale et inséré dans la zone « À », ou vous pouvez spécifier le destinataire.

Message d’équipe :  

Transfère le message à d’autres membres de votre équipe. Si votre organisation utilise Microsoft Exchange Server, les noms des membres de votre équipe sont détectés dans laliste d’adresses globale et insérés dans la zone « À ».

Terminé :       

Déplace le message vers un dossier de messagerie spécifié et marque le message comme terminé et lu.

Répondre et supprimer :

Ouvre une réponse au message sélectionné et supprime le message d’origine.

Créer :             

Vous pouvez créer votre propre Action rapide afin d’exécuter une séquence de commandes de votre choix, la nommer et lui appliquer une icône pour vous aider à l’identifier.

EXCEL : Le groupe de travail

Il est possible de sélectionner un groupe de feuilles pour les traiter simultanément. Lorsque plusieurs feuilles forment un groupe de travail, toutes les entrées et mises en forme se répercutent sur les feuilles du groupe. Si vous avez copié des données dans une feuille du groupe, elles sont copiées automatiquement sur toutes les feuilles faisant partie de la sélection.

C’est comme si on utilisait du papier carbone.

Grouper plusieurs feuilles contiguës :

  • Cliquez sur l’onglet de la première feuille dont vous avez besoin.
  • Maintenez la touche MAJ temporaire ou SHIFT enfoncée pendant que vous cliquez sur l’onglet de la dernière feuille à inclure dans la sélection.

Grouper plusieurs feuilles non contiguës :

Cliquez sur l’onglet de la première feuille dont vous avez besoin.

  • Tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, cliquez sur les onglets des feuilles à inclure dans la sélection.

Dissocier un groupe

  • Sélectionnez une feuille quelconque

 Ou

  •  Choisissez la commande Dissocier les feuilles dans le menu contextuel (=avec la bouton droit de la souris)